泛圈科技企业云盘保障企业文档数据的安全和知识资产的永久沉淀

如今,随着云技术时代的快速发展,各行各业都实现了“云”办公,

泛圈科技企业云盘保障企业文档数据的安全和知识资产的永久沉淀

如今,随着云技术时代的快速发展,各行各业都实现了“云”办公,此前,国务院也发布了《深化“互联网+先进制造业”发展工业互联网的指导意见》。工业和信息化部信息化和软件服务业司司长谢少锋表示,未来重点工作就是推动百万企业上云,鼓励中小企业业务系统向云端迁移,实现大企业建平台和中小企业用平台双向迭代,互促共进。

信息现代化的迅猛发展,人们往日的纸上办公模式已基本上演化为电子文档的模式。由于企业的组织结构一般是“职能部门制”,这就造成各类文档大多碎片式散落于各部门员工的电脑及U盘等移动存储设备中,而部门间的壁垒又使文档无法实现有效共享,使得企业的知识资产被员工“私有化”。一旦遭遇员工离职,百分之九十员工都会删除文档,或带走商业文档,由于历史工作过程及各类重要工作文档难以得到完整传承,企业的知识资产还是会面临流失的威胁。

商业秘密对企业的重要程度不言而喻,在万众创业的时代,内部人员违规和离职带走商业秘密等案件屡见报端,而随着信息化程度的提高,越来越多的商业秘密安全事件都与电子文档数据等企业知识资产类息息相关。与其在事后花费巨大的人力、物力、财力进行取证和追偿,远不如提前做好内部风险管控,从源头把好企业知识资产安全关。

1、文档集中归档

不论规模大小,每个企业都有自己的核心竞争力,如产品的策划案、设计稿、专利、技术特点、企业研究成果、商务合作、管理经验和客户资源等知识资产。通常,此类资料又都以电子文档形式散落于不同员工的手中。泛圈科技企业云盘(详情了解:PLtangguozi)能按照组织架构快速搭建企业文档目录,每个员工的工作成果、散落的知识财富都将集中存储于云端,方便统一管控。

所有删除的文档自动保留在回收站,方便随时预览或还原,若员工离职,企业空间的文件被删除后进入企业管理员/档案员的回收站,不会被普通员工直接彻底删除掉,起到保护企业文档的作用,确保了企业文档数据的安全和知识资产的永久沉淀。

2、文档权限逐级赋权

随着行业需求的不断提升,对于一个真正的文档安全管理系统来说,简单的加密、解密早已成为基本的功能,关键是它要能够针对不同的使用者提供不同的访问权限,什么人看哪些文件,什么文件有哪些访问权限等,完善地记录受保护文档的使用痕迹。只有进行全方位的管理与保护,才能实现安全的文档保护。

针对企业的此类实际需求,泛圈科技企业云盘为文档设置了可能需要针对不同级别的员工,对文档拥有不同的操作权限。预览文档时,自动以当前用户名字、用户名、时间作为数据增加水印到当前文档,拍照、下载、截屏进行恶意传播时都会受到追责。

3、个性化加密分享外发文件,规避文档泄密风险

在实际工作中,总是免不了要进行各种文档的对外分发,如给客户的策划案、设计稿等。传统的方式大多是采用邮件或者其他社交工具进行发送,一方面容易造成信息传递的不及时,另一方面也易造成企业商业秘密的外泄。泛圈科技企业云盘通过外链功能,所有外发文件都是经过制作成加密的形式,还可限定查阅次数及时间过期自动销毁等,对文档查阅情况进行自动记录追踪,确保文档分发过程中有迹可循,能很大程度规避和降低文档外传过程中的泄密风险。

“知识就是财富”,对于广大企业而言,守住了知识资产就等于守住了企业生命线,而“防患于未然”永远比“亡羊补牢”更经济。泛圈科技企业云盘为您的企业数据保驾护航提供完美的解决方案。

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